登場人物紹介
いち
行政書士事務所所長の行政書士
かなえ
起業の夢を無事かなえたWEBデザイン会社経営の女性 ー会社設立編はこちら－
※文中の赤文字は専門用語です
step6. 社員の退職時に必要な手続きと会社の対応
いち：「いよいよ雇用のお話も今回で最後です。
今回は、従業員が退職する際に必要な手続きについて説明します。
やることは大きく分けて『社員がやること』『会社がやること』『公的機関への届出』の3つです。
まずは全体の流れを確認してみましょう。」
かなえ：「はい。退職時の手続きは、雇用の一環ですものね。
その時に慌てないためにも覚えておくことが必要だと思います。
今回もよろしくお願いします。」
退職までの一連の流れを確認しよう
step.1 社員から退職の申し出があったときの対応
step.2 退職までに、従業員が行うべき手続きと、返却物の確認
step.3 社員の退職後、会社が行うべきこと
step.4 退職日に会社から社員に各種書類を渡す
step.5 退職後、会社が行政機関へ届け出
step.1 社員から退職の申し出があったときの対応
かなえ：「せっかく育った社員に退職をしたいといわれたら慌ててしまいそうです。
突然言われたらどう対応したらいいのか分からないので動揺してしまいそうですね。」
いち：「そうですよね、その時になって慌てないように対応を整理しておく必要がありますね。
たとえば、こんな手順を用意しておいたらどうでしょう。」
○退職の意思が曖昧な表現、例えば辞めようか悩んでいる等である場合は、意思の明確化
○退職理由の中にパワハラ・セクハラ・労働条件違反が含まれている場合は、内部調査・記録保存など適切な対応をとる。
※放置は労基署への申告や訴訟に発展するケースあり
○自社の就業規則・雇用契約書に定められた退職の手続き・予告期間を確認
○本人の退職希望日と会社の就業規則・業務の都合をすり合わせ、最終出勤日を調整
○残っている年次有給休暇の消化希望を確認。
※原則としてこれを拒むことはできません労基法第39条
かなえ：「たしかに…あらかじめ考えておけばその時になって慌てなくてすみそうですね！」
step.2 退職までに、従業員が行うべき手続きと、返却物の確認
いち：「退職届を受理したら、その後にやってもらうことを従業員の方に確認をしておきましょう。
これらがなされないとその後の手続きに進めませんので、スムーズに行ってもらう必要があります。」
| やること | 備考 |
|---|---|
| 退職届の提出 | 口頭ではなく書面で提出が基本 |
| 引き継ぎ業務の実施 | 業務マニュアルの作成など |
| 貸与物の返却 | PC・制服・社員証など |
| 源泉徴収票や離職票の受け取り | 必要に応じてハローワーク等で使用 |
| 健康保険証の返却 | 本人・扶養者分も含め返却 |
かなえ：「私も退職をするときにやったことばかりです。
初めてのことで何からやったらいいのか分からず戸惑うことがありました。
こうやって一覧で提示してもらえると助かりますね。」
step.3 社員の退職後、会社が行うべきこと
いち：「次に従業員から退職の意思を受け取った会社側がやるべきことを確認しておきましょう。」
| やること | 概要 |
|---|---|
| 退職届の受理と保管 | 社内文書として保存 ※3年間が目安 |
| 退職日までの給与計算 | 未払い賃金、有給休暇の清算 |
| 退職金の支払い処理・税務処理 | 退職金制度がある場合のみ |
| 健康保険証の回収 | 本人・扶養家族分も忘れずに ※任意継続が可能 |
| 貸与物の確認 | 返却漏れ・破損の確認 |
| 各種書類の交付 | 退職証明書、源泉徴収票、離職票など |
step.4 退職日に会社から社員に各種書類を渡す
いち：「退職日に会社から社員に渡す各種書類を整理しておきましょう。」
| 書類名 | 必須か任意か | 社員の提出先 | 内容と目的 |
|---|---|---|---|
| 源泉徴収票 | 必須 ※義務（所得税法） | 税務署、転職先、確定申告 | 退職年の給与や控除額を記載。退職後1ヶ月以内に交付義務。 |
| 離職票（Ⅰ・Ⅱ） | 任意 ※本人希望時は義務 | ハローワーク | 失業保険手続きに必要。 申請されたら会社側で離職証明書を提出。 |
| 退職証明書 | 任意 ※本人請求があれば交付義務（労基法） | 転職先や各種手続き用 | 在職期間や職種、賃金などを記載。 あり。 |
| 健康保険資格喪失証明書 | 任意 ※実務上重要 | 市区町村、転職先 | 社会保険の資格喪失日を記載。 国保切替や転職先で必要な場合あり。 |
| 年金手帳または基礎年金番号通知書 | 本人保管 | 日本年金機構等 | 基礎年金番号を確認するための書類。 |
| 雇用保険被保険者番号通知書（控え） | 任意 | ハローワーク | 失業給付や再就職時に必要な被保険者番号を確認できる。 |
| 最終賃金明細 | 任意 ※実務上必要になる場合も | 本人用 | 最終月の給与や退職金などの内訳。 金銭トラブル防止に重要。 |
step.5 退職後、会社が行政機関へ届け出
いち：「退職後には行政機関への届け出が必要になります。
法定期限があるものもあるので、忘れず対応しましょう！」
| 書類名 | 提出先 | 期限 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 雇用保険 被保険者資格喪失届 | ハローワーク | 退職日の翌日から10日以内 | 退職したことを届け出る |
| 離職証明書（離職票） | ハローワーク | 希望があれば作成・交付 | 本人が失業手当を申請する際に必要 |
| 健康保険・厚生年金保険 資格喪失届 | 日本年金機構 | 退職日の翌日から5日以内 | 社会保険資格の喪失届 |
| 源泉徴収票の発行 | 本人へ交付 | 退職後1ヶ月以内 | 年末調整や転職先で必要 |
はじめての雇用編まとめ｜雇用を学んでわかった“人を雇う”ことの責任と覚悟
いち：「以上で、雇用の説明は全て終わりです。
何か感想はありますか？」
かなえ：「入社時も大変そうだけど、退職時の方がもっと様々な大変さがありますね…
トラブルにも備えないといけないんですものね。
最初は“人を雇う”って、仕事が増えてきたら自然にするものかな、くらいに思ってたんです。
でも、いちさんと一緒に学んでいくうちに…思っていた以上に責任が重いことなんだって、よく分かりました。」
いち：「そうですね。人を雇うということは、単に労働力を確保するというだけじゃなくて、その人の生活やキャリアに直接関わることですからね。
書類が多いのもそういった理由からなんでしょうね。」
かなえ：「給与や社会保険の手続きはもちろん、育成や評価制度もちゃんと考えないといけないんですね。
働きやすい職場づくり…本当に、会社を作る以上の責任感が要るんだなと思いました。」
いち：「はい、改めてお話ししますが、人を雇うことには大きな責任が伴います。
生活に十分な給与の支払い、育成、正当な人事評価の仕組み作り…。それらは従業員のためだけでなく、結果的には会社の成長や利益にもつながるんですよ。」
かなえ：「従業員を大切にすることが、自分の会社を大きくすることにつながる…たしかにそうですよね。
ちょっと気が引き締まってきました。
軽い気持ちじゃダメだってことがよくわかりました！」
いち：「大丈夫ですよ。
かなえさんのように責任の重さを理解した上で、前向きに雇用を考える経営者は、必ず良い会社をつくっていけます！」
かなえ：「はい！
雇う側として、ちゃんと信頼される存在になれるように、これからも頑張ります！」
はじめての雇用編終わり。
はじめての雇用編番外編はこちら