社会保険等の届け出・必要書類　-雇用編4-

登場人物紹介

いち
行政書士事務所所長の行政書士
かなえ
起業の夢を無事かなえたWEBデザイン会社経営の女性　ー会社設立編はこちら－

step4. 社会保険等の届け出｜雇用後に必要な社会保険・労働保険の届け出と書類管理

かなえ：「今回は、人を雇ったあとの行政への届け出のお話ですね。
届出書類はもちろん、会社で管理しなければいけない書類にはどんなものがあるかも気になります。

でも…、会社設立後の届出のときのような書類の山をつい想像してしまってびくびくしてます。」

いち：「決まっていることを粛々とこなせばいいだけですからそんなに心配しなくても大丈夫ですよ！
ただし、正しく届け出をしないと、罰則があったり、従業員の保障が受けられなくなったりするリスクはありますので気を付けましょう！」

かなえ：「…」

いち：「後々困らないように、届け出の種類や提出先、期限などを分かりやすく解説しましょう。
併せて会社で管理をしなければならない書類も説明しますね！」

いち：「まずは、雇用後に必ず届けなければならない書類です。」

名称	期限	届け出先	概要
雇用保険被保険者資格取得届	雇用した日から10日以内	ハローワーク（公共職業安定所）	新たに労働者を雇用した際に提出する雇用保険加入手続き
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届	資格取得日(その人が社会保険に加入すべき義務が発生した日)から5日以内	日本年金機構	健康保険と厚生年金保険の被保険者手続き（条件を満たす労働者）
労働保険概算保険料申告書	新規事業開始から概ね50日以内	労働基準監督署またはハローワーク	労災保険・雇用保険の保険料見込み額の申告（新規事業など）
労働保険年度更新申告書	毎年6月1日〜7月10日	ハローワーク・労働基準監督署	前年実績に基づく労働保険料の申告・納付（毎年必要）
就業規則の作成・届出（常時10人以上の事業所）		労働基準監督署	従業員10人以上の事業所は就業規則を作成し届出

いち：「また、雇用後に会社内で管理する法的義務のある書類を挙げます。」

書類名	法的根拠	保存期間	概要
労働者名簿	労働基準法第107条	退職後3年間	従業員の基本情報・履歴・雇入日などを記録
賃金台帳	労働基準法第108条	3年間	賃金・手当・控除額などを記録
出勤簿・タイムカード	労働基準法第109条	3年間	労働時間の実績を記録する帳簿
労働条件通知書	労働基準法第15条	明記なし（3年程度が目安）	労働条件の明示書類 ※本人に交付義務あり
就業規則	労働基準法第89条	常時備え付け	常時10人以上の事業場に作成・届出義務あり
36協定書	労働基準法第36条	有効期間後3年間	時間外労働の合意書。労基署に届出・保管が必要
健康診断結果	労働安全衛生法	5年間	定期健康診断などの記録（産業医の意見書含む）※一年に一度の健康診断は会社の義務
労災保険関連書類	労災保険法	3～5年間	労災発生時の報告書や請求書など
年次有給休暇管理簿	労基法施行規則	3年間	有給休暇の取得日数・残数などの記録

いち：「次は、法的義務はなく作成は任意ですが、実務上重要なものです。
トラブルを避けるためにも作成を推奨します。」

書類名	概要
雇用契約書	労働者と会社双方が署名する契約書。トラブル防止のため作成推奨　※はじめての雇用編3参照
誓約書	守秘義務・競業避止義務など、法令順守を誓約する書面　※はじめての雇用編3参照
身元保証書	従業員による損害に備えて連帯保証人を付ける書面（上限額の記載が必要）　※はじめての雇用編3参照
社会保険関係届出の控え	健康保険・厚生年金・雇用保険の加入届などの控えを保管
雇用保険被保険者台帳	ハローワーク提出後の被保険者記録の写し

かなえ：「ふう…、やっぱり種類の山になるんですね…」

いち：「確かに種類は多いですけど、提出先ごとに整理しておけばそれほど難しい内容ではありませんので頑張ってくださいね！」

かなえ：「たしかに。それに書類の意味と目的を知っておくと、混乱がなくやるべきことがはっきりします。
なによりも一覧表になっていると助かりますね、チェックリストとしても使えますし。」

いち：「それはとても良い方法ですね、ぜひそのように使ってください。

次回の、step5. 退職時の手続きで雇用編は最後になります。
社員が退職したときに慌てないためにも、あらかじめ覚えておきましょう！」